Ata de reunião com IA: da gravação à ata no modelo da empresa

Com a gravação da reunião e o modelo de ata da empresa, a IA escreve a ata com os participantes, as decisões, as tarefas com responsável e prazo e as pendências, e mostra em que minuto da gravação cada decisão foi tomada.

Angelica Lopes Tang

Publicado em 10 de out. de 2026 · 7 min de leitura

Conferido em 10 de outubro de 2026

Para fazer a ata de reunião com IA, grave a reunião, transcreva o áudio e peça ao ChatGPT, ao Codex ou ao Claude Code a ata no modelo da empresa: participantes, decisões, tarefas com responsável e prazo, e pendências. A IA lê a transcrição, segue o modelo, deixa nas pendências o que ficou sem dono ou sem data e aponta o horário da fala de cada decisão, para qualquer pessoa conferir na gravação.

Fontes conferidas em 6 de outubro de 2026.

O que é uma ata de reunião

A ata de reunião é o registro escrito do que a reunião resolveu: quem estava, o que foi decidido, quem ficou de fazer o quê e até quando. Ela serve para a equipe lembrar do combinado e para a próxima reunião começar do ponto certo.

Na prática, alguém anota durante a reunião e passa a limpo depois. Quem anota participa menos, a ata sai dias depois, ou não sai. Com a gravação, a IA escreve a ata a partir do que foi dito.

Este guia trata da ata de uma reunião de trabalho: a reunião comercial da semana, a de planejamento, a visita a um cliente. Atas com exigências formais, como as de assembleia ou de condomínio, seguem as regras de cada caso.

O que a ata precisa ter

Uma ata de reunião de trabalho costuma ter:

O cabeçalho: data, horário, local ou link e participantes.
A pauta: os assuntos tratados, na ordem.
As decisões: o que ficou decidido em cada assunto.
As tarefas: o quê, quem faz e até quando.
As pendências: o que foi discutido sem decisão e a tarefa que ficou sem responsável ou sem prazo.

As pendências são a parte que a anotação à mão mais perde. Uma tarefa sem dono não é feita por ninguém; na ata, ela aparece como pendência e volta na reunião seguinte.

Antes de gravar

Antes de gravar, avise os participantes de que a reunião está sendo gravada.

Grave no celular, num gravador ou na ferramenta de reunião que a empresa já usa. Neste guia, a IA trabalha com o arquivo da gravação depois que a reunião acaba.

Para a transcrição na Siglata, a gravação pode ser um áudio de WhatsApp, um MP3, um M4A, um WAV, um OGG ou um Opus, de até 30 minutos e 25 MiB, cerca de 26,2 MB (conferido em 10 de outubro de 2026). Uma reunião mais longa, ou um arquivo maior que 25 MiB, vai em partes que caibam nos dois limites, cada uma com a sua transcrição.

Da gravação à transcrição

A ata sai da transcrição, então os nomes precisam sair certos nela. Ao pedir a transcrição, diga:

quantas pessoas falam;
os nomes dos produtos, das marcas e dos clientes que aparecem na conversa. Esses termos orientam a grafia na transcrição, e os nomes ainda podem sair errados.

A transcrição separa as falas por pessoa, com os horários, e fica salva como um arquivo na mesma pasta do áudio, visível para as mesmas pessoas. O lançamento da transcrição de áudio mostra o passo a passo com uma visita de vendas.

Quem é cada pessoa, a IA tira da conversa e da lista de participantes que você passar. Se não der para saber quem disse uma frase, a regra do modelo manda a ata não atribuir a ninguém.

O modelo da ata

Cada empresa faz a ata de um jeito. O modelo diz o que entra e em que ordem, e as regras que a IA segue. Um exemplo:

Parte	O que a IA escreve
Cabeçalho	Data, horário de início e fim, participantes com a área de cada um
Pauta	Os assuntos, na ordem em que foram tratados
Decisões	Uma linha por decisão, com quem decidiu e o horário da fala na gravação
Tarefas	O quê, quem e até quando, com o horário da fala
Pendências	Assunto sem decisão, tarefa sem responsável ou sem prazo, com o horário
Próxima reunião	Data, se alguém disse

E as regras:

a IA não inventa responsável nem prazo. O que ninguém disse fica em branco e vai para as pendências;
"até sexta" vira a data da sexta, contada a partir do dia da reunião;
cada decisão, tarefa e pendência traz o horário da fala na gravação;
os nomes seguem a lista de participantes, e os produtos e clientes, a grafia da empresa;
a ata não traz o que foi dito fora da pauta, como conversa pessoal;
o arquivo da ata leva a data e o nome da reunião, e fica na pasta da gravação.

Escrito uma vez, o modelo vale para toda reunião. Onde guardar, segundo as páginas de ajuda conferidas em 6 de outubro de 2026:

No ChatGPT e no Codex, numa skill: um pacote de instruções, recursos e scripts opcionais que o ChatGPT e o Codex seguem para fazer um fluxo de trabalho sempre do mesmo jeito. As skills avulsas funcionam no app do ChatGPT para computador, no Codex CLI e na extensão para IDE; as que vêm dentro de um plugin funcionam também no ChatGPT na web, no computador e no celular. Outra opção são as instruções de um projeto, que valem para todas as conversas do projeto.
No Claude Code, numa skill: um arquivo `SKILL.md` numa pasta com o nome da skill, dentro de `.claude/skills/` no projeto. Com a skill commitada no repositório, a equipe recebe junto.

Como pedir a ata à IA

Com a transcrição e o modelo, peça assim:

Escreva a ata da reunião comercial de 9 de novembro a partir da transcrição, seguindo o modelo de ata da empresa. Participaram Marta (diretora comercial), Rodrigo (compras), Lúcia (logística) e Fábio (financeiro). Para cada decisão, tarefa e pendência, diga o horário da fala na gravação. Se uma tarefa não tiver responsável ou prazo, ponha nas pendências. Salve a ata na pasta da reunião.

Com o modelo salvo numa skill, o pedido da semana seguinte cabe numa linha: "faça a ata da reunião comercial de hoje".

Uma reunião de exemplo

A Ipê Alimentos distribui alimentos para mercados do interior. Na segunda, 9 de novembro de 2026, a reunião comercial durou 24 minutos, das 9h00 às 9h24, com quatro pessoas. Marta gravou no celular, um M4A de 24 minutos, e pediu a transcrição dizendo que falavam quatro pessoas e que os termos eram Arroz Vale Verde, Feijão Boa Safra e Rede Ponto Certo.

A ata que a IA escreveu:

Ata · Reunião comercial · 9/11/2026, 9h00 às 9h24 Participantes: Marta Siqueira (diretora comercial), Rodrigo Alves (compras), Lúcia Prado (logística), Fábio Nunes (financeiro). Pauta: frete grátis no interior; embalagens; Rede Ponto Certo; promoção de Natal.

Decisão	Quem decidiu	Na gravação
O frete grátis para o interior passa de R$ 1.200 para R$ 1.500 de pedido mínimo a partir de 1º de dezembro	Marta	06:12
A Rede Ponto Certo só recebe pedidos novos depois de pagar o boleto vencido em 30 de outubro	Fábio	14:40

Tarefa	Responsável	Prazo	Na gravação
Atualizar a tabela de frete com o novo mínimo e avisar os vendedores	Lúcia	27/11	07:05
Cotar embalagens do Arroz Vale Verde com dois fornecedores	Rodrigo	17/11	10:22
Ligar para a Rede Ponto Certo sobre o boleto	Fábio	11/11	15:10

Pendência	Por quê	Na gravação
Data de início da promoção de Natal	Discutida sem decisão; Marta pediu para voltar na próxima reunião	18:30 a 21:45
Revisar o contrato da transportadora	Alguém disse que precisa, ninguém ficou responsável nem deu prazo	22:30

Próxima reunião: segunda, 16 de novembro, às 9h00 (dita por Marta aos 23:50).

Exemplo fictício: empresa, pessoas, produtos, cliente e valores inventados.

Como conferir a ata

A IA pode errar: trocar quem disse uma frase, entender um número errado, tratar como decisão o que era só uma ideia. A resposta é a ata apontar de onde veio cada item:

Cada item com o horário. A decisão do frete está aos 06:12. Quem tem dúvida ouve aquele trecho, sem ouvir a reunião inteira.
Nada inventado. A tarefa da transportadora ficou sem responsável na reunião, e a ata diz isso em vez de escolher alguém.
Pergunte de qualquer item. "O que exatamente o Fábio disse sobre a Rede Ponto Certo?" A IA mostra as falas da transcrição.

Só com o ChatGPT

Se você já tem a transcrição em texto, dá para anexar o arquivo numa conversa do ChatGPT e pedir a ata. A ajuda da OpenAI, conferida em 6 de outubro de 2026, recomenda anexar documentos quando você quer que o ChatGPT resuma, compare ou transforme o conteúdo, e dá como exemplo um pedido para transformar notas de reunião num resumo para a equipe, com as decisões e os próximos passos primeiro. No app do ChatGPT para computador, no Codex e no Claude Code, a IA também lê a transcrição numa pasta do computador.

Esse caminho começa da transcrição. O deste guia começa do áudio, e a ata fica com os arquivos da empresa.

Quando a ferramenta de reunião já faz a ata

As ferramentas de videochamada também anotam reuniões. Segundo as páginas de ajuda conferidas em 6 de outubro de 2026:

O Google Meet tem o Anota pra Mim, que registra e salva a ata no Google Docs e manda ao organizador um e-mail com o link do resumo. Ele funciona em português, pede uma edição do Google Workspace ou um plano com IA do Google que cumpra os requisitos e é recomendado para reuniões de 15 minutos a 8 horas. Também funciona em reuniões presenciais.
O Microsoft Teams, com o Microsoft 365 Copilot, resume e transcreve reuniões e anota os itens de ação.

Se a reunião acontece numa dessas ferramentas e a anotação dela já atende, use. O caminho deste guia serve para uma gravação feita em qualquer lugar, como uma visita a um cliente ou uma reunião na sala gravada no celular, com a ata no modelo da empresa.

Onde entra a Siglata

A Siglata é o lugar de trabalho da sua IA: os arquivos, as planilhas, o ERP e as regras da empresa, com as ferramentas para fazer o trabalho inteiro. Você define o trabalho; a sua IA executa.

Você envia o áudio da reunião para a Siglata e pede ao seu ChatGPT a transcrição. A transcrição sai com as falas separadas por pessoa e os horários, com os nomes dos seus produtos e clientes usados como referência para a grafia, e fica salva na mesma pasta do áudio. O modelo de ata fica numa skill da empresa, e a sua IA segue esse modelo sempre que você pede. A ata fica salva na pasta da reunião, ao lado da gravação e da transcrição.

As tarefas também podem virar registros. Peça "registre as tarefas da ata na tabela Tarefas", e cada registro entra na tabela citando a transcrição como fonte.

Neste guia, a ata fica salva na pasta da reunião, e você copia o texto para o e-mail ou para o grupo da equipe. Cada pessoa tem o seu acesso, e a IA dela trabalha dentro dele. Cada passo fica registrado.

A Siglata funciona no ChatGPT e no Codex.

Conectar ao ChatGPT

Conectar ao Codex

Perguntas frequentes

O que é uma ata de reunião?

É o registro escrito do que a reunião resolveu: quem participou, o que foi decidido, quem faz o quê e até quando, e o que ficou pendente.

O que não pode faltar numa ata de reunião?

Data, participantes, as decisões, as tarefas com responsável e prazo, e as pendências: o que foi discutido sem decisão e a tarefa que ficou sem dono ou sem data.

Como usar o ChatGPT para fazer ata de reunião?

Anexe a transcrição da reunião e peça a ata com participantes, decisões, tarefas com responsável e prazo, e pendências, com o horário de cada item. Com o modelo da empresa salvo numa skill ou nas instruções de um projeto, o pedido cabe numa linha. Com a Siglata conectada, você envia o próprio áudio, de até 30 minutos (conferido em 6 de outubro de 2026), e o seu ChatGPT transcreve antes de escrever a ata.

Como gerar ata de reunião com IA?

Grave a reunião, avisando os participantes, transcreva o áudio e peça a ata à IA que você já usa, como o ChatGPT, o Codex ou o Claude Code, seguindo o modelo da empresa.

Qual a melhor IA para ata de reunião?

Depende de onde a reunião acontece. O Google Meet e o Microsoft Teams têm a própria anotação de reuniões, com os planos que as páginas de ajuda de cada um indicam (conferidas em 6 de outubro de 2026). Para uma gravação feita em qualquer lugar e uma ata no modelo da empresa, use a IA que você já usa com a transcrição.

Preciso avisar que a reunião está sendo gravada?

Sim. Avise os participantes antes de começar a gravar.

A Siglata entra na reunião ou grava a chamada?

Não. Você grava a reunião, no celular ou na ferramenta que a empresa usa, e envia o arquivo. A sua IA trabalha com a gravação depois que a reunião acaba.

Qual o tamanho máximo da gravação?

Na transcrição da Siglata, até 30 minutos e 25 MiB (cerca de 26,2 MB) por gravação, em áudio de WhatsApp, MP3, M4A, WAV, OGG ou Opus (conferido em 10 de outubro de 2026). Uma reunião mais longa, ou um arquivo maior, vai em partes.

A IA pode errar na ata?

Pode, ao trocar quem disse uma frase ou entender um número errado. Por isso, cada decisão, tarefa e pendência traz o horário da fala na gravação, e o que ficou sem responsável ou sem prazo vai para as pendências em vez de ganhar um nome inventado.

A ata é enviada por e-mail aos participantes?

Neste guia, não. A ata fica salva na pasta da reunião, e você copia o texto para o e-mail ou para o grupo da equipe.

Veja como funciona