Mensagem de cobrança com IA: o texto de cada cliente atrasado, a partir do contas a receber

Com o contas a receber em aberto e a regra de cobrança da empresa, a IA escreve a mensagem de cada cliente, na etapa certa e com os números do arquivo, para WhatsApp ou e-mail.

Angelica Lopes Tang

Publicado em 6 de nov. de 2026 · 7 min de leitura

Conferido em 19 de outubro de 2026

Uma boa mensagem de cobrança diz ao cliente qual conta está em aberto, com o número da nota, o valor e o vencimento, mostra como pagar e muda de tom conforme o atraso: lembrete antes de vencer, aviso cordial nos primeiros dias, cobrança direta depois e proposta de acordo depois de 30 dias. Para escrever com IA, exporte do ERP o contas a receber em aberto e peça ao ChatGPT, ao Codex ou ao Claude Code uma mensagem por cliente, na etapa de cada um, com os números tirados do arquivo.

Lei conferida em 19 de outubro de 2026.

O que uma mensagem de cobrança precisa ter

Os modelos prontos da internet trazem frases soltas: "consta em aberto um débito em seu nome". O cliente que recebe essa frase precisa perguntar qual débito, de quanto e de quando, e a conversa atrasa mais um dia. A mensagem que resolve traz cinco coisas:

Quem cobra. O nome da empresa logo no começo. No e-mail e na carta, também o endereço e o CNPJ, como pede o art. 42-A do CDC.
O que está em aberto. O número da nota ou do boleto, o valor e o vencimento de cada título.
Como pagar. A chave PIX, a segunda via do boleto ou o link de pagamento que a empresa usa.
Uma saída para quem já pagou. "Se já pagou, desconsidere e nos mande o comprovante." O arquivo é de um dia, e o pagamento pode ter caído depois.
O próximo passo. Uma pergunta que pede resposta: "Conseguimos combinar uma data?"

Os três primeiros itens mudam de cliente para cliente, e é aí que a IA ajuda: ela lê o contas a receber e escreve cada mensagem com as notas, os valores e os vencimentos daquele cliente.

As etapas da cobrança

O tom acompanha o atraso. Uma régua comum tem quatro etapas:

Etapa	Quando	Tom	Canal
Lembrete	até 3 dias antes do vencimento	aviso, sem falar em atraso	WhatsApp
Primeiro aviso	de 1 a 7 dias de atraso	cordial, supõe esquecimento	WhatsApp
Cobrança	de 8 a 30 dias de atraso	direto, pede uma data	WhatsApp e e-mail
Acordo	mais de 30 dias de atraso	propõe parcelar ou negociar	ligação, depois e-mail

As etapas são uma convenção, e a empresa escolhe as suas. Quem vende com prazo de 28 dias pode encurtar a régua; quem vende para construtoras com prazo de 60 dias pode alongar. O que importa é usar sempre a mesma régua, para o cliente receber o mesmo tratamento do mesmo atraso.

Quem cobrar primeiro, e por qual canal, é o trabalho do aging de contas a receber: ele separa os títulos por faixa de atraso e monta a lista de cobrança. Este guia pega essa lista e escreve o texto de cada contato.

O que o CDC proíbe na cobrança

Quando o cliente é consumidor, como a pessoa que compra para a própria casa, a cobrança segue o Código de Defesa do Consumidor, a Lei 8.078, de 1990:

Art. 42: "Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça." O parágrafo único diz que quem é cobrado em quantia indevida tem direito a receber em dobro o que pagou a mais, com correção e juros, salvo engano justificável.
Art. 71: é crime usar, na cobrança de dívidas, ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas, incorretas ou enganosas, ou qualquer procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer. A pena é de detenção de três meses a um ano e multa.
Art. 42-A: todo documento de cobrança apresentado ao consumidor traz o nome, o endereço e o CPF ou o CNPJ de quem vendeu.

Na prática, a mensagem fala só com o devedor, nunca num grupo ou com um parente; não ameaça; não diz que o nome "já está" num cadastro de devedores se não está; e cobra o valor certo. O último ponto é o que a IA mais ajuda a garantir: cada valor vem de uma linha do arquivo.

Uma empresa também pode ser consumidora, quando compra como destinatária final (art. 2º), e o art. 29 estende as regras de cobrança do código a todas as pessoas expostas a elas. Por isso, a régua deste guia trata todo cliente do mesmo jeito. Para juros, multa, protesto, negativação ou qualquer dúvida jurídica, fale com o advogado da empresa.

O que exportar do ERP

Dois arquivos:

O contas a receber em aberto, com o cliente, o número do documento, o vencimento, o valor e o valor já pago de cada título. É o mesmo arquivo do aging de contas a receber, que mostra onde ele sai no Bling.
O cadastro de clientes, com o nome do contato e o telefone ou o e-mail, para a mensagem chamar a pessoa pelo nome.

O contas a receber em aberto mostra o que está devido hoje. Ele não mostra se o cliente costuma atrasar: para isso, anexe também os títulos pagos do último ano, com a data de pagamento. Sem esse arquivo, peça à IA só o que o arquivo em aberto mostra.

Como pedir à IA

Anexe as exportações e a régua da empresa e peça assim:

Com o contas a receber em aberto exportado em 03/11/2026 e o cadastro de clientes, escreva uma mensagem de WhatsApp para cada cliente que tem título a vencer até 06/11 ou vencido, exceto na etapa de acordo. Use as etapas da régua anexada pelos dias de atraso do título mais antigo de cada cliente. Em cada mensagem, cite cada título com o número, o valor em aberto e o vencimento, some o total e ponha a chave PIX da régua. Termine com uma frase para quem já pagou e uma pergunta pedindo uma data. Sem ameaça, sem falar em juros ou em cadastro de devedores. Depois, escreva a versão por e-mail das mensagens de cobrança e de acordo, com assunto, assinada com o nome, o endereço e o CNPJ da empresa que estão na régua. Para cada número, diga de qual linha do arquivo ele veio.

A IA escreve; quem envia é a pessoa da cobrança. Ela confere a lista, copia cada mensagem e manda do WhatsApp ou do e-mail da empresa.

Um mês de exemplo

A Casa de Materiais Jacarandá, em Jaú (SP), vende material de construção no balcão e a prazo, para moradores da cidade e para construtoras pequenas. Em 03/11/2026, o contas a receber em aberto tem estes títulos nas etapas da régua:

Cliente	Documento	Valor	Vencimento	Dias	Etapa
Maria Aparecida Souza	boleto 4512	R$ 680,00	05/11	vence em 2	Lembrete
José Carlos Pereira	NF 4398	R$ 1.240,00	29/10	5 de atraso	Primeiro aviso
Construtora Alvorada	NF 4310	R$ 3.900,00	15/10	19 de atraso	Cobrança
Construtora Alvorada	NF 4355	R$ 2.100,00	22/10	12 de atraso	Cobrança
Antônio Ribeiro	NF 4120	R$ 2.450,00	18/09	46 de atraso	Acordo

O vencido soma R$ 9.690,00: R$ 1.240,00 + R$ 3.900,00 + R$ 2.100,00 + R$ 2.450,00. Os R$ 680,00 da Maria ainda estão a vencer.

Exemplo ilustrativo, empresa, pessoas e valores fictícios.

As mensagens de cada etapa

Lembrete, para a Maria, dois dias antes do vencimento:

Oi, Maria! Aqui é da Casa de Materiais Jacarandá. Passando para lembrar que o boleto 4512, de R$ 680,00, vence na quinta, 05/11. Se precisar da segunda via, é só pedir por aqui. Obrigado pela compra!

Primeiro aviso, para o José Carlos, com 5 dias de atraso:

Olá, José Carlos! Aqui é da Casa de Materiais Jacarandá. A NF 4398, de R$ 1.240,00, venceu em 29/10 e ainda aparece em aberto aqui. Pode ter sido só um esquecimento: se quiser pagar por PIX, a chave é o nosso CNPJ. Se já pagou, desconsidere e nos mande o comprovante. Obrigado!

Cobrança, para a Construtora Alvorada, com o título mais antigo 19 dias atrasado:

Bom dia! Aqui é da Casa de Materiais Jacarandá, do financeiro. Constam em aberto duas notas da Construtora Alvorada: a 4310, de R$ 3.900,00, vencida em 15/10, e a 4355, de R$ 2.100,00, vencida em 22/10, num total de R$ 6.000,00. Conseguimos combinar uma data para o pagamento ainda esta semana? Se já pagaram, por favor nos mandem o comprovante.

Acordo, para o Antônio, com 46 dias de atraso. Primeiro a ligação, depois o e-mail que registra a proposta:

Assunto: NF 4120, Casa de Materiais Jacarandá Olá, Antônio. A nota 4120, de R$ 2.450,00, venceu em 18/09 e segue em aberto. Queremos resolver isso junto com você: podemos dividir o valor em parcelas que caibam no seu mês, por PIX ou boleto. Pode nos responder com a forma que fica melhor, ou ligar para a loja? Se o pagamento já foi feito, por favor nos envie o comprovante para darmos baixa. Casa de Materiais Jacarandá · CNPJ 00.000.000/0001-00 · Rua Exemplo, 100, Jaú (SP)

O e-mail de acordo também serve como carta de cobrança: impresso, com a data e o nome, o endereço e o CNPJ da empresa, é o mesmo texto. As condições do acordo, como o número de parcelas e se há juros, vêm da régua da empresa; a IA não inventa condições que a régua não traz.

Como cobrar pelo WhatsApp sem constranger

Uma mensagem por cliente, no privado. Nunca num grupo, nunca para um parente ou colega de trabalho.
Em horário comercial. Mensagem de cobrança às dez da noite interfere no descanso, que é justamente o que o art. 71 cita.
Curta. O valor e a nota na primeira linha que aparece na notificação.
Sem pressão falsa. Não diga que o nome vai para um cadastro de devedores, nem fale em processo, se a empresa não vai fazer isso.
Uma pergunta no fim. Ela abre a conversa. "Conseguimos combinar uma data?" funciona melhor que "aguardamos o pagamento".

Como manter a régua igual todo mês

Escreva a régua da empresa uma vez:

o nome, o endereço e o CNPJ da empresa, para assinar o e-mail e a carta;
as etapas e os dias de cada uma;
o tom e o canal de cada etapa;
a chave PIX ou o jeito de pedir a segunda via;
as condições de acordo que a empresa aceita oferecer;
o que nunca escrever: juros, cadastro de devedores, prazo final;
cada valor com a linha de origem.

No ChatGPT, a régua fica nas instruções de um projeto ou numa skill; no Claude Code, numa skill. Com a régua salva, o pedido da semana seguinte cabe numa linha: "escreva as mensagens de cobrança de hoje". Para mais pedidos prontos do financeiro, veja os prompts para ChatGPT na empresa.

Como ver de onde veio cada número

A IA pode errar. A resposta é a conta à vista:

Cada título com a linha do arquivo. Os R$ 3.900,00 da Construtora Alvorada são a NF 4310, vencida em 15/10, 19 dias antes da data-base.
As somas fecham. As mensagens de primeiro aviso, de cobrança e de acordo somam os R$ 9.690,00 vencidos, e nenhum cliente com título vencido fica sem mensagem.
O valor em aberto, não o original. Num título parcial, a mensagem cita o que falta pagar: o valor do documento menos o valor pago.
Nada inventado. Se o arquivo não traz o telefone ou o número da nota de um cliente, a IA diz o que falta, em vez de escrever "seu débito".

Onde entra a Siglata

A Siglata é o escritório da sua IA: o Arquivo para os arquivos, os Registros para as tabelas, o Histórico para as mudanças e o desfazer, e as Consultas para buscar empresas, pessoas e a web. Você define o trabalho; a sua IA executa.

O seu ChatGPT trabalha com as exportações do ERP, em planilha ou CSV, que você guarda no Arquivo. Os títulos em aberto e a etapa da régua de cada cliente podem ficar numa tabela dos Registros, que a IA consulta e atualiza.

Cada mudança nos Registros fica no Histórico, com quem a fez, e pode ser desfeita dentro dos limites descritos em Histórico e lixeira.

A Siglata funciona no ChatGPT e no Codex.

Conectar ao ChatGPT

Conectar ao Codex

Perguntas frequentes

Como escrever uma mensagem de cobrança para cliente inadimplente?

Diga quem cobra, cite cada título em aberto com o número, o valor e o vencimento, mostre como pagar, deixe uma saída para quem já pagou e termine com uma pergunta pedindo uma data. O tom muda com o atraso: cordial nos primeiros dias, direto depois de uma semana, proposta de acordo depois de 30 dias.

Como cobrar pelo WhatsApp educadamente?

Mande uma mensagem curta, no privado e em horário comercial, com o valor e a nota logo no começo. Suponha esquecimento no primeiro aviso, ofereça a segunda via ou a chave PIX e pergunte quando o cliente consegue pagar. Nada de grupos, ameaças ou mensagens para terceiros.

O que não pode ser dito numa cobrança?

Quando o cliente é consumidor, o art. 42 do Código de Defesa do Consumidor proíbe expor o devedor a ridículo, constranger ou ameaçar, e o art. 71 torna crime cobrar com ameaça, afirmações falsas ou de um jeito que interfira no trabalho, no descanso ou no lazer. Para outras dúvidas jurídicas, fale com o advogado da empresa.

Como fazer uma carta de cobrança?

Use o mesmo texto do e-mail de acordo: o nome, o endereço e o CNPJ da empresa, a data, cada título com número, valor e vencimento, o total, a forma de pagamento e a proposta de acordo que a empresa aceita oferecer. Peça à IA a carta com os números do contas a receber e confira cada valor na linha de origem.

A IA pode mandar a mensagem de cobrança sozinha?

Neste guia, não: a IA escreve e a pessoa da cobrança envia.

Dá para escrever as mensagens de cobrança no ChatGPT?

Dá. Anexe o contas a receber em aberto, o cadastro de clientes e a régua da empresa e peça uma mensagem por cliente, na etapa de cada um, com o número, o valor e o vencimento de cada título e a linha de origem de cada número.

Funciona com o meu ERP?

A sua IA trabalha com as exportações do ERP, em planilha ou CSV, que você guarda no Arquivo.